Jednym z najważniejszych obowiązków pracodawcy, powstającym z art. 94 pkt 9a KP, jest prowadzenie dokumentacji, powiązanej z zatrudnieniem oraz akt osobowych zatrudnionych. Oznacza to, iż każdy pracodawca, odbiegając od formy prawnej zarządzanej działalności gospodarczej oraz liczby przyjętych do pracy osób, rozpoczyna oraz prowadzi, odrębnie dla każdego pracownika, kartoteki osobowe.
Dokładne reguły prowadzenia dokumentacji zatrudnionych opisane zostały w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia akt w sytuacjach związanych ze stosunkiem pracy oraz metodami koordynowanie akt osobowych zatrudnionego (Dz. U. Nr 62, poz. 286, z późn. zm.).
Pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika dokumenty osobowe, składające się z 3 części:
• A – zawiera akta przechowywane w związku ze staraniem się o pracę
• B – gromadzi dokumenty tyczące się nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia
• C – znajdują się dokumenty powiązane z zakończeniem pracy konkretnej osoby
Część A - dokumenty skupione w związku z ubieganiem się o pracę, jest to tzw. katalog danych osobowych.
Akta, których zatrudniający może wymagać od kandydata, są uszczegółowione w Rozporządzeniu z daty 28.05.96r. w kwestii zakresu koordynowania dokumentów w kwestiach powiązanych z zatrudnieniem i metody nadzorowania akt osobowych zatrudnionego (Dz. U. Nr 62, poz. 286, z późn. zm.), a są to:
• akty zaświadczające o umiejętnościach zawodowych, konieczne do świadczenia konkretnej pracy,
• świadectwo medyczne potwierdzające brak przeciwwskazań do świadczenia pracy na konkretnym miejscu pracy,
• akty zatrudnienia z poprzednich miejsc pracy lub inne akta potwierdzające etapy pracy,
• uzupełniony formularz osobowy dla osoby starającej się o pracę,
• inne akta jeśli konieczność ich przedłożenia wypływa z odrębnych przepisów.
Osoba starająca się o zatrudnienie może ponadto przedłożyć ze swojej inicjatywy inne akta, tj. akty i certyfikaty poświadczające jej kwalifikacje i umiejętności biznesowe, zaświadczenia z innych jednostek administracyjnych, książeczkę wojskową itp.
Trzeba nie zapominać, że zatrudniający przechowuje w dokumentach osobowych zatrudnionego tylko kopie albo odpisy przedkładanych dokumentów. Pierwowzorów można chcieć wyłącznie do wglądu albo w zamyśle przygotowania duplikatu albo odpisu.
Część B – dokumenty tyczące się wywiązania stosunku pracy.
Po zakończeniu trybu przyjęć, zatrudniający może żądać, od pracownika właśnie zatrudnionego, podania, prócz danych, które zdobył w trakcie starania się o zatrudnienie, także innych informacji. Podstawą jest artykuł 221 § 2 Kodeksu Pracy. Podstawowym dokumentem, który sporządza zatrudniający, kiedy zaweźmie decyzję o zatrudnieniu pracownika jest umowa o pracę. Jeśli ponadto opisał zatrudnionemu zakres jego czynności, to należy go także przechowywać w tej części akt osobowych. W tej części muszą się też znaleźć:
• potwierdzenie pracownika z życzeniem przekazywania wypłaty na konto bankowe,
• zaświadczenie o ukończeniu wymaganego kursu BHP,
• deklarację tyczące się podwyższonych kwot uzyskania wpływów,
• deklaracja o zakazie pracy u konkurencji, jeżeli została podpisana,
• potwierdzenie pracownika – rodzica o zamiarze albo braku wykorzystywania praw rodzicielskich, prawach pracownika zajmującego się dzieckiem do lat czterech, prawach pracownika , pod którego opieką pozostaje dziecko do lat czternastu,
• ankietę osobową dla pracownika,
• pisemne poświadczenie zaznajomienia się pracownika z informacją pracowniczą, istotą regulaminu pracy, zawartością przepisów i zasad BHP, zakresem informacji objętych tajemnicą służbową,
• PIT-2,
• informacja tycząca się równego odnoszenia się do siebie,
• orzeczenia medyczne związane z oględzinami okresowymi oraz weryfikacyjnymi,
• dokumenty powiązane oddaniem środków zatrudnionemu, podnoszeniem umiejętności pracowniczych, gratyfikacjami-karami porządkowymi, obniżonym wymiarem czasu pracy albo odrębnym rozłożeniem czasu pracy.
Powinny tu także znaleźć się dokumenty tyczące się dania zatrudnionemu urlopu macierzyńskiego lub ojcowskiego albo nieodpłatnego.
Tak jak w poprzedniej części dokumentów osobowych – tutaj także – zgromadzone dokumenty muszą być usystematyzowane chronologicznie oraz ponumerowane.
Część C – akty związane z ustaniem stosunku pracy, tj.:
• duplikat wystawionego świadectwa pracy,
• deklarację o wypowiedzeniu lub unieważnieniu umowy o pracę za porozumieniem obu stron,
• druk wypisania z ubezpieczeń ZWUA.