Każdy pracodawca jest zobligowany do prowadzenia dokumentów osobowych pracownika. Obowiązek ten nakłada na nas kodeks pracy i ustawa o emeryturach i rentach. W przypadku niewłaściwego prowadzenia akt podlegamy odpowiedzialności karnej.
Przepisy szczegółowo definiują, w jaki sposób należy gromadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą. Biorąc pod uwagę typ dokumentów, można wskazać 3 grupy, A, B i C. A - Dokumenty związane z ubieganiem się o posadę
W skład tych dokumentów wchodzą:
- [wypełniony kwestionariusz osobowy zawierający informacje, takie jak: ukończone kursy i szkolenia, informacje o wykształceniu i doświadczeniu zawodowym, : dane osobowe i kontaktowe, dodatkowe uprawnienia i umiejętności |wypełniony kwestionariusz osobowy z informacjami o wykształceniu, ukończonymi kursami i szkoleniami, informacjami o dodatkowych uprawnieniach i posiadanych umiejętnościach, danymi osobowymi, danymi kontaktowymi, opisanym doświadczeniem zawodowym
- świadectwa pracy z poprzednich zakładów pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy jego zatrudnienia
- dokumenty certyfikujące posiadane umiejętności wymagane do podjęcia proponowanego stanowiska pracy
- świadectwa ukończenia szkół i uczelni
- pisemna zgoda lekarza na pracę na określonym stanowisku
B - Nawiązanie stosunku pracy oraz przebieg zatrudnienia
- adnotacja o zapoznaniu się z omawianymi przepisami i informacjami;
- zaświadczenia o ukończonych szkoleniach bhp;
- dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia (o ile takie powierzono);
- dokumenty dotyczące podwyższania kwalifikacji zawodowych;
- oświadczenia o wypowiedzeniu pracownikowi warunków umowy o pracę albo zmiany tych warunków w innej procedurze;
- zaświadczenia lekarskie po badaniach okresowych i kontrolnych;
- ksero zawiadomienia powiatowego urzędu pracy o podjęciu pracy przez osobę, uprzednio zarejestrowaną jako osoba bezrobotna.
C - Rozwiązanie stosunku pracy Tutaj powinniśmy gromadzić wszystkie zaświadczenia związane z rozwiązaniem stosunku pracy, czyli :
- świadectwo wypowiedzenia lub rozwiązania stosunku pracy,
- ksero świadectwa pracy, które zostało wydane pracownikowi,
- uzasadnienie podjęcia czynności związanych z zajęciem honorarium za wykonywaną pracę ze względu na prowadzone postępowanie egzekucyjne oraz inne dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy.
- Dotyczy to np. potrzeby wydania świadectwa pracy a także zaświadczeń dotyczących nie wypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop,
- podpisaną deklarację o zakazie konkurencji w momencie ustania umowy o pracę, wówczas gdy taka umowa została zawarta przez strony,
- orzeczenia lekarskie po badaniach okresowych i kontrolnych po ustaniu umowy o pracę.
Poprawne przechowywanie akt Dokumenty pracownika należy archiwizować w postaci orginałów w lokalu zarządu lub w placówce firmy. Najlepiej, by łatwo i szybko można było je znaleźć. Dodatkowo powinno się zabezpieczyć je przed by nie uległy uszkodzeniu lub całkowitemu zniszczeniu. Ustawa z dnia 17 grudnia 1998 r art. 125A par. 4 o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych daje gwarancję na to, że dokumenty pracownika, w tym dotyczące czasu pracy i wynagrodzenia za wykonywaną pracę, przechowuje się przez okres 50 lat od zakończenia przez ubezpieczonego umowy o pracę u danego płatnika. W oparciu o te dokumenty ZUS ustala podstawę wymiaru emerytury lub renty. Jeżeli przedsiębiorstwo zostało zlikwidowane, to powinności w archiwizowaniu jest wstanie przejąć wyspecjalizowane archiwum .