Lista płac stanowi dokument księgowy potwierdzający naliczenie wynagrodzenia dla zatrudnionych wraz ze wszystkimi opłaconymi obowiązkowymi składkami finansowanymi zarówno przez pracobiorcę, jak i przez pracodawcę. Prawidłowa lista płac ułatwia poprawne sporządzenie deklaracji dla ZUS-u lub urzędu skarbowego.
Listę płac sporządza się na podstawie innych dokumentów, czyli: umowy o pracę, rejestr czasu pracy a także wiadomości o przyznanych składnikach dodatkowych. Poprawnie przygotowana lista płac powinna zawierać następuje elementy:
- nazwę firmy zatrudniającej pracownika,
- miesiąc i rok, którego dotyczy,
- datę wypłaty wynagrodzenia - ma ona znaczący wpływ na określenie dokładnej daty rozliczenia składek ZUS oraz podatku,
- datę sporządzenia listy płac,
- oznaczenie listy płac - lista płac może mieć nadany numer (np. lista płac nr 3/2011) lub może być opisana słownie (np. lista płac Administracja marzec 2011 r.), podpisy osób, które przygotowują listę płac, wszystkie części składowe wynagrodzeń, naliczenia składek i podatku oraz wszelkich innych potrąceń najkorzystniej by na liście płac widniały wszystkie części składowe wynagrodzeń a nie tylko podana suma brutto
- podpis i data pracownika gdy pobiera honorarium w gotówce. Pracodawca ma możliwość w taki sposób zabezpieczyć się przed możliwymi sporami związanymi z terminowością wypłat honorariów.
Listy płac nie wykożystuje się przy rozliczaniu umów cywilnoprawnych. Umowy takie należy rozliczać na osobnej liście wypłat. Należy przy tym pamiętać, że w przypadku kontroli, PIP może odrzucić rozliczenia umów cywilnoprawnych umieszczonych razem na liście z wynagrodzeniami wynikających z umowy o pracę.