Procedura przyjęcia magazynowego i wydania magazynowego wymaga korzystania z odpowiedniej dokumentacji. Jak zatem wyglądają prawidłowo sporządzone dokumenty magazynowe?
Wszystkie zmiany w magazynie potwierdzane są za pomocą dokumentów:
- Rozchodu wewnętrznego - dokument Rw
- Przyjęcia zewnętrznego - dokument Pz
- Przychodu wewnętrznego - dokument Pw
- Wydania zewnętrznego - dokument Wz
- Zmiany lokalizacji - dokument Zl
Przyjęcie magazynowe
Przyjęcia magazynowego dokonuje się poprzez sporządzenie dokumentu Pz. Musi on zawierać takie informacje jak:
- podpis osoby dostarczającej towar
- podpis osoby zatwierdzającej dokumentację
- datę sporządzenia dokumentu i datę przyjęcia towaru na magazynowa
- jednostkę miary
- podpis osoby przyjmującej towar
- dane firmy przyjmującej na magazyn i dane osoby/firmy dostarczającej towar
- przeznaczenie towaru
- łączna wartość przyjętego towaru
- pochodzenie towaru
- jaka jest cena jednostkowa towaru
- unikatowy numer dokumentu
- co to za towar
- podpis osoby upoważnionej do wystawienia dokumentu
- ile towaru dostarczono i ile towaru przyjęto
Wydanie magazynowe
Wydanie towaru musi być stosownie udokumentowane. W tym celu wypisuje się dokument Wz. Musi on zawierać takie informacje jak:
- jednostkę miary
- cenę jednostkową
- dane firmy wydającej towar z magazynu i dane osoby/firmy, której towar jest wydawany
- podpis osoby wydającej towar
- podpis osoby odbierającej towar
- podpis osoby upoważnionej do wystawienia dokumentu
- ilość
- datę wystawienia dokumentu i datę wydania towaru
- podpis osoby zatwierdzającej dokumentacja
- łączną wartość towaru
- unikatowy numer dokumentu
Pozostałe dokumenty służą do kontroli wewnętrznej magazynu. Obrazują zmiany lokalizacji towarów i zmiany ilościowe towarów po ewentualnej ich przeróbce.