Dzień w dzień spotykamy się z definicją „dokument”, jednakże niezupełnie zdajemy sobie sprawę z tego, co się kryje za powyższym terminem. „Dokumentem” jest dla nas kluczowa nasz dowód osobisty, umowa czy wydrukowany list elektroniczny, którego chce od nas pracodawca. Poszukiwanie określenia tego hasła też nie jest łatwe – w rodzimym prawodawstwie nie istnieje jego uniwersalna definicja. Prawodawstwo administracyjne pomaga nam troszkę, rozróżniając dokumenty prywatne od dokumentów oficjalnych. Niełatwo w każdym razie stwierdzić w istocie, co kryje się za tymi określeniami. Tu z ratunkiem przychodzi nam przeczucie, gdyż to akurat poprzez domysły zdołamy rozróżnić typ i specyfikę danego „dokumentu”. W ten sposób dokumentami będą dla nas: paszporty, umowy, nasze dowody tożsamości, akty notarialne, akty prawne, istotne e-maile, wartościowe teksty, które mają charakter biurowy, dokumenty zakończenia szkoły,świadectwa pracy i in..
Rozumiejąc mniej więcej co to wzór dokumentu, można pokusić się o stwierdzenie, że większość z nich damy radę napisać samodzielnie (np. umowy dzierżawy albo wynajmu mieszkania, formalne maile). Żeby papiery te nie odbiegały od odgórnie przyjętego zwyczaju, zwykle wykorzystywane są szablony dokumentów. Ułatwiają one z pewnością sporządzanie nieprzebranej ilości umów i dokumentów seryjnych. Szablonem jest typowy schemat, coś zawczasu ustalonego, co ułatwia w znacznym stopniu działanie ze znaczną ilością jednakowych dokumentów. Przypuśćmy, że księgowa, mająca do wystawienia dwieście umów, jeśli by pisała je osobno, nie skończyłaby tego czynić przez miesiąc. Ale może ona posłużyć się szablonem i usprawnić swoja robotę. W takim wypadku wpisuje jedynie najbardziej istotne dane w uprzednio sporządzone pola edycji. Ze sprawdzeniem praca pochłonie jej trzy dni robocze.
Aby ułatwić pracę należy również wykorzystać wzory umów, które są przypisane do określonego zdarzenia. Zwyczajnie trzeba opisać je jako szablony tematyczne, odnoszące się do rzeczywistego tematu. Dlatego na przykład jeśli mamy ochotę sporządzić umowę wynajmu, mamy sposobność skorzystać ze specyficznego szablonu – wzorca umowy wynajmu. Powyższe zachowanie zmniejsza okres pracy, który konieczny byłby do stworzenia całościowej umowy od początku.
Morał jest oczywisty – w dobie ekonomizacji czasu pracy, trzeba ułatwiać sobie życie, korzystając z wszelakiego rodzaju udoskonaleń, które oddaje nam teraźniejsza technika.