Dokumentację firmową, w zależności od jej rodzaju, należy przechowywać od 5 do nawet 50 lat. Nienależyte wywiązywanie się z tego obowiązku grozi poważnymi sankcjami karnymi. O czym powinien zatem pamiętać każdy przedsiębiorca?
W zależności od zawartych w niej danych, dokumentację firmową należy przechowywać od 5 do nawet 50 lat. Z tego względu dokumentację można podzielić na 3 grupy. Są to dokumenty podatkowe, dokumenty ZUS i dokumenty kadrowe.
Dokumenty kadrowe
Dokumentację pracowniczą, w tym także dotyczącą danych osobowych, wynagrodzenia za pracę, okresów zatrudnienia, przechowuje się przez pięćdziesiąt lat od zakończenia przez pracownika pracy u danego płatnika.
Dokumenty podatkowe
Zgodnie z Ustawą o rachunkowości oraz z art. 86 Ordynacji podatkowej, dokumentację podatkową należy przechowywać przez okres pięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym skończył się termin płatności podatku. Mianem dokumentów podatkowych określa się :
- księgi podatkowe i związane z ich prowadzeniem dokumenty
- wszystkie kopie wystawionych rachunków – dotyczy to podatników wystawiających rachunki oraz tych, którzy mają obowiązek ich żądania
- wszystkie oryginały i kopie faktur VAT
- dokumenty związane z inkasem i poborem podatkowym
Dokumenty ZUS
Ze względu na rodzaj dokumentów ZUS-owskich, dzieli się ją na 3 oddzielne grupy o różnym obowiązku przechowywania i tak:
- Dokumenty płatnicze – czyli te, które uwierzytelniają wszelkie zapłacone składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych - muszą być przechowywane do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych bądź do czasu potwierdzenia przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych uprawnień emerytalnych.
- Dokumenty rozliczeniowe – wszelkie dokumenty uwierzytelniające kwotę należnych składek – powinno się je archiwizować przez okres dziesięciu lat od daty przesłania ich do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (również te dostarczone drogą elektroniczną)
- Dokumenty zgłoszeniowe – te związane z rejestracja płatnika składek w ZUS ( ZUS ZPA, ZUS ZFA) - powinno się archiwizować przez cały okres istnienia firmy, gdyż Zakład Ubezpieczeń Społecznych ma prawo je skontrolować nawet po pięćdziesięciu latach od ich powstania.