Dokumentacja firmowa jest najważniejszym elementem w prowadzeniu księgowości. Sporządzając ją kierować trzeba się nie tylko narzuconymi normami, ale również wytycznymi rozporządzeń i ustaw. W jaki sposób należycie konstruować pisma urzędowe i dokumenty sprzedażowe?
Oficjalne pisma
Wszystkie pisma oficjalne, tworzone przez przedsiębiorstwo, oprócz odpowiedniej budowy językowej, zawierać muszą także wszelkie informacje, które posłużą do identyfikacji danej firmy i osoby tworzącej pismo, tj.:
- podpis oraz stanowisko osoby wystawiającej pismo
- nazwę i adres firmy
- informację do kogo dane pismo jest kierowane
- opcjonalnie w pismach kierowanych do instytucji państwowych numer NIP, REGON
- telefon kontaktowy
Faktury
Aktualne prawo podatkowe dopuszcza możliwość sporządzania sześciu rodzajów faktur:
- faktury VAT
- faktury pro forma (przedwstępnej)
- faktury końcowej (rozliczeniowej)
- faktury korygującej
- faktury zaliczkowej
- faktury RR (wystawianej przez nabywców produktów rolnych od rolników ryczałtowych)
- wartość towarów bądź wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż bez wartości podatku
- kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku
- sumę wartości sprzedaży netto towarów bądź wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz nie podlegającym opodatkowaniu
- imiona oraz nazwiska albo nazwy albo nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy a także ich adresy
- wartość sprzedaży towarów bądź wykonanych usług wraz z kwota podatku, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku bądź zwolnionych od podatku lub niepodlegających opodatkowaniu
- nazwę towaru bądź usługi
- Numer Identyfikacji Podatkowej nabywcy i sprzedawcy
- dzień, miesiąc i rok albo miesiąc i rok sprzedaży , a także, jak również datę wystawienia oraz numer następny faktury wraz z jej typem
- kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem, zapisaną cyfrowo i słownie
- cenę jednostkową towaru bądź usługi bez kwoty podatku
- jednostkę miary oraz ilość sprzedanych towarów bądź rodzajów wykonanych usług
- stawki podatku