Faktury elektroniczne w dalszym ciągu potrzebują elektronicznego podpisu. Za to, dzięki ulepszeniu przepisów, nie są już odrzucane przez skarbówkę.
Innowacyjne przesyłanie faktur drogą elektroniczną ułatwia pracę właścicielom firm. Głównie dlatego,że są znacznie bardziej funkcjonalne od klasycznych papierowych wydruków. Korzystając z tej metody przesyłania faktur, można sporo zaoszczędzić na znaczkach pocztowych, papierze drukarskim, kopertach, a także na samym tuszu do drukarek. Jednak zgodnie z Rozporządzeniem MF oraz artykułem 106 ustęp 10 i 11 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku VAT, warunkiem koniecznym stosowania tej metody, jest m.in. zgoda odbiorcy dokumentu sprzedażowego na ten rodzaj przesyłania
Co więcej,dokumenty firmowe w formie elektronicznej, trzeba przechowywać na specjalnie zabezpieczonych komputerach. Przede wszystkim, powinny być one chronione przed wirusami i pozostałymi zagrożeniami mającymi związek z trwałą utratą danych. Muszą również być chronione przed niezgodnymi z prawem zmianami i nieupoważnionym wglądem w dane osobowe. Jednak ma to swoją korzyść wynikającą z zaoszczędzonego miejsca w firmie. Zamiast tony papierów, archiwizuje się tylko nośnik danych.
Koszty elektronicznego podpisu
Zapewne do zalet elektronicznych dokumentów nie należy wymóg stosowania e-podpisów, ponieważ trzeba je zainstalować na komputerze i zakupić na nie certyfikat.
Za podpis należy zapłacić więc od 300 do 600 złotych. Jest to koszt zakupu oprogramowania, czytnika i kart koniecznych do tego, by podpisać się elektronicznie. Natomiast, odnowienie certyfikatu to koszt 130 PLN rocznie.