Zgodnie z art. 22 d. ust.2. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i analogicznie art.16 d . ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, podatnik powinien prowadzić zestawienie środków trwałych. Składniki majątku wprowadza się do powyższym rejestrze najpóźniej w miesiącu oddania ich do wykorzystywania. Późniejszy okres wprowadzenia uznaje się za ujawnienie środka trwałego.
Ustawodawca nie uznał jednego obligatoryjnego szablonu zestawienia środków trwałych. Tymczasem musi ona obejmować informacje niezbędne do obliczenia wartości odpisów amortyzacyjnych dla celów skarbowych. Co ważne, że w odniesieniu do środków trwałych o niskiej wartości, tj. takich, których wartość początkowa nie przekracza 3500zł, płatnik może nie wprowadzać ich do rejestrze środków trwałych, przy czym w tym przypadku wydatki poniesione na ich kupno składają się na cenę zdobycia przychodów w miesiącu oddania ich do użytku.
Wartość początkowa środka trwałego
Sposób określenia wartości początkowej, według której środki trwałe wykazywane są w rejestrze, jest inny w zależności od tego, jaką drogąnastąpiło zakup (art.22g. updof; art.16g. updop).
I tak za wartość początkową uważa się w przypadku:
- nabycia w związku z likwidacją osoby prawnej - ustaloną przez podatnika wartość każdego z środków trwałych nie wyższą od ich wartości rynkowej,
- kupno - koszt nabycia, a w razie częściowo płatnego nabycia - cenę nabycia powiększoną o wartość dochodu będącego różnicą między wartością rynkową z dnia nabycia zapłaconą ceną,
- nabycia w postaci aportu wniesionego do spółki cywilnej lub osobowej spółki handlowej - ustaloną przez wspólników na dzień wniesienia cenę każdego z środków trwałych nie wyższą od ich wartości rynkowej z dnia wniesienia,
- nabycia w drodze spadku, darowizny lub w inny bezpłatny sposób- wartość rynkową z dnia nabycia, chyba że umowa określa tę wartość w niższej wysokości,
- wyprodukowania we własnym zakresie - cena wytworzenia.
Jeżeli nie jest możliwe ustalanie wartości sprzedaży, należy zdefiniować w inny sposób jej wartość godziwą, czyli kwotę, za jaką dany element aktywów mógłby zostać zastąpiony, a zobowiązanie uregulowane na warunkach transakcji rynkowej, pomiędzy zainteresowanymi i doskonale poinformowanymi, niepowiązanymi ze sobą stronami.
Cena nabycia
Za cenę nabycia uważa się – zgodnie z art.22 g. ust.3 updof (art.16 g. ust.3 updof ) - cenę należną zbywcy zwiększoną o wydatki w związku z nabyciem naliczone do dnia przekazania środka do użytkowania: w szczególności o koszty transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze, montażu, instalacji i uruchomienia, opłat notarialnych, skarbowych i innych, odsetek, prowizji, pomniejszoną o należny do odliczenia podatek od towarów i usług (VAT nie podlegający odliczeniu powiększa wartość początkową środka trwałego). W przypadku przywozu towarów cena nabycia obejmuje cło i podatek akcyzowy od przywozu elementów majątku.
W przypadku, gdy nie można sprecyzować ceny nabycia przed dniem założenia ewidencji, wartość początkową tych środków przyjmuje się w wysokości wynikającej z wyceny dokonanej przez płatnika, z włączeniem cen rynkowych środków trwałych z ostatniego miesiąca kalendarzowego roku poprzedzającego rok stworzenia ewidencji.
Koszt wytworzenia
Z kolei za cenę wyprodukowania (art.22g. ust.4 updof / art.16g. ust.4 updof ) uważa się wartość, w cenie nabycia, zużytych do wyprodukowania materialnych składników majątku, usług obcych, zapłat za prace wraz z pochodnymi i inne koszty dające się wliczyć do wartości wytworzonych środków trwałych. Nie zalicza się tu wartości własnej pracy podatnika, jego współmałżonka i nastoletniego potomstwa, kosztów ogólnych zarządu, wartości sprzedaży oraz pozostałych kosztów operacyjnych i kosztów operacji pieniężnych, z wyłączeniem odsetek i prowizji naliczonych do dnia przekazania środka do użytkowania.
Jeżeli podatnik nie może wytyczyć wartości wyprodukowania. Wtenczas, wartość początkową środków trwałych wyznacza się w wysokości określonej z wzięciem pod uwagę cen rynkowych przez biegłego, wyznaczonego przez podatnika.
Organ legislacyjny przewidział też pewne ułatwienie dla płatników podatku dochodowego od osób fizycznych w wypadku budynków mieszkalnych lub lokali mieszkalnych wynajmowanych, wydzierżawianych albo używanych przez właściciela na cele prowadzonej przez niego działalności gospodarczej. W takim wypadku podatnik może przyjmować jako wartość początkową w każdym roku podatkowym wartość stanowiącą iloczyn metrów kwadratowych powierzchni użytkowej tego budynku lub lokalu przyjętej dla celów podatku od nieruchomości i ceny 988zł. W takiej sytuacji budynku/lokalu nie uwzględnia się w ewidencji środków trwałych. Pomimo tego, od tak określonej wartości dokonuje się odpisów amortyzacyjnych przy zastosowaniu stawki rocznej 1,5% bez ograniczeń czasowych czasu amortyzacji!
Ulepszenie środka trwałego
Jeśli dokonaliśmy zmodernizowania środka trwałego, jego wartość początkową zwiększa się o sumę kosztów na ich zmodernizowanie w tym także na zakup części składowych lub peryferyjnych, których jednostkowa cena zakupu przekracza 3500 zł. Środki trwałe uważa się za udoskonalone, gdy suma kosztów poniesionych na ich udoskonalenie, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację w danym roku podatkowym przekracza 3 500 zł i koszty te powodują wzrost wartości użytkowej w stosunku do wartości początkowej, mierzonej np. okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów i kosztami ich eksploatacji.
Trwałe odłączenie części składowej od środka trwałego
W przypadku trwałego odłączenia od danego środka trwałego części składowej lub peryferyjnej ,wartość początkową tego środka zmniejsza się, od następnego miesiąca po odłączeniu, o różnicę między ceną nabycia (kosztem wytworzenia) oddzielonego składnika a przypadającą na nią, w okresie złączenia, sumą odpisów amortyzacyjnych obliczoną przy użyciu metody amortyzacji i stawki amortyzacyjnej używanej przy wyliczaniu odpisów amortyzacyjnych tego środka trwałego.
Jeżeli oddzielona część składowa zostanie przyłączona do innego środka trwałego, w miesiącu połączenia zwiększa się wartość początkową tego innego środka o w/w/wyżej wymienioną różnicę.
Z cyklu czy wiesz że? Nota odsetkowa
Noty odsetkowe trzeba wystawiać w sytuacji gdy klient spóźni się z płatnością za dokument sprzedaży. Wtedy mamy możliwość naliczyć odsetki ustawowe lub umowne.