Właściciele firm, zwani Małymi Podatnikami, mają sposobność dokonania wyboru metody kasowej rozliczeń. Metoda owa polega na tym, że obowiązek podatkowy powstaje z dniem uregulowania całości lub części należności, nie później jednak niż 90 dnia od dnia wydania produktu lub wykonania usługi. Częściowe uregulowanie należności przez kontrahenta także spowoduje powstanie obowiązku podatkowego, jednak tylko w odniesieniu do zapłaconej części należności.
Fakturę VAT-MP wystawia się nie później niż tydzień od wydania produktu lub wykonania usługi. Natomiast w przypadku, gdy MP zdobył zaliczkę na poczet tej faktury, nie później niż do tygodnia od otrzymania tej zaliczki.
Szczególnie istotne jest, by wszystkie rachunki małego podatnika opisywać, jako „MP”, a w czasie otrzymywania kolejnych części zapłat wystawić na nie następne faktury VAT-MP. Dokumenty powinny zawierać jednakowe co faktury zaliczkowe. Mały podatnik wystawiając fakturę, powinien opisać ją, jako 'Faktura VAT-MP' oraz umieścić informację o terminie płatności. W wypadku, gdy faktura VAT nie będzie obejmowała tego zapisu zostanie potraktowana jako niepoprawnie wystawiona.
Dla podatników używających metody kasowej prawodawca przewidział dodatkowe składniki, jakie powinna obejmować wystawiana przez nich faktura. Poza bazowymi częściami składowymi dokumenty wystawiane przez małych podatników muszą obejmować:
- oznaczenie 'FAKTURA VAT - MP'
- termin płatności należności określonej w fakturze
W przypadku zakupu produktów i usług od małego podatnika, udokumentowanych fakturą oznaczoną zgodnie z przepisami 'FAKTURA VAT-MP', podatnik może zmniejszyć wartość podatku należnego o wartość podatku wyliczonego określoną w tej fakturze, w rozliczeniu za miesiąc, w jakim:
- uregulował część należności na rzecz MP,
- przypada 90 dzień od dnia nabycia towaru lub wykonania usługi,
- w przypadkach pozostałych niż zapisane powyżej,
- uregulował całość należności na rzecz MP
Możliwość korzystania z metody kasowej jest związana z koniecznością wcześniejszego, pisemnego zawiadomienia naczelnika urzędu skarbowego o wyborze tej formy. Zawiadomienie złożyć należy w okresie do końca miesiąca poprzedzającego okres, za jaki płatnik będzie stosował metodę kasową. Skutkiem wyboru tej metody rozliczeń podatku VAT jest także kasowy, zależny od zapłaty, sposób zmniejszania kwoty podatku należnego o VAT naliczony.
Zmniejszenia podatku należnego, mały podatnik może dokonać w rozliczeniu za kwartał, w którym:
- uregulował należność powstała z uzyskanej od kontrahenta faktury
- zapłacili podatek powstały z dokumentu celnego,wzięciem pod uwagę kwot wypływających z decyzji naczelnika urzędu celnego, nie wcześniej jednak niż z dniem uzyskania faktury lub dokumentu celnego.