Faktura pro forma jest rodzajem wstępnej faktury. Wystawiana jest przez sprzedawcę towarów i usług przed dokonaniu zapłaty przez nabywcę. Głównie wystawiana jest tylko w jednej wersji i niekonieczna jest kopia dla wystawiającego. Faktura proforma nie jest dowodem rachunkowym i na jej bazie nie przeprowadza się ewidencji. Oznacza to, że faktura pro forma jest fakturą nie nabywającą uprawnień do odliczenia zawartego w niej VAT. Z reguły jest ona wystawiana gdy sprzedawca zażąda wcześniej spłaty, w związku z ubieganiem się o kredyt bankowy lub po prostu dla udostępnienia informacji odbiorcy o wartości brutto wykonanej transakcji, rodzaju, ilości i cenie jednostkowej towaru, kwocie naliczonego VAT i terminu spłaty. W przypadku ubiegania się o kredyt bankowy, faktura pro forma jest dokumentem wyznaczającym ilość wydatków, które osoba biorąca kredyt ma zamiar skredytować. Informacje zamieszczone w fakturze pro forma są takie same jak w fakturze VAT. Jest ona również zabezpieczeniem dla dostawcy, ponieważ otrzymuje on środki pieniężne przed wydaniem towarów. Niezależnie od wystawiania faktury pro forma, powinno się pamiętać o właściwym czasie wystawienia faktury VAT. Fakturę VAT należy wystawić najpóźniej siódmego dnia od daty wydania towarów lub wykonania usługi.