Fakturą zwiemy każdy akt handlowy, który spełnia określone kryteria, który poświadcza umowę kupna-sprzedaży pomiędzy poszczególnymi stronami. Kryteriami niniejszymi są:
• Informacje tyczące się czasu i formy zapłaty – przyjęło się, że czas zapłaty określa się w dniach od dokonania operacji (może to być np. 14 dni). W Polsce powszechnym jest, że opłaty robi się przelewem albo gotówką. W niektórych krajach uwzględnia się również czeki,,
• Identyfikacja stron transakcji – przeważnie na fakturze przedstawiana jest konkretna nazwa podmiotów, którzy biorą współudział w transakcji, wraz z adresem ich siedziby lub oddziału,
• Dane do rozliczenia podatków – te informacje potrzebne są do określenia faktury VAT, na której, według prawa polskiego, musi znajdować się informacja o wysokości podatku VAT za dany przedmiot transakcji,
• Dane identyfikujące dokument – wyjątkowość rachunku poparta jest między innymi trzema jej składnikami: informacjami o sporządzającym fakturę, dacie i numerze, jaki jej przysługuje. Każdy rachunek, który wystawia sprzedający ma unikalny, jedyny tylko dla niej numer. Sygnowanie powinno zachodzić chronologicznie,
• Sprecyzowanie przedmiotu transakcji – na fakturze wyszczególniona jest nazwa przedmiotu transakcji, jego ilość, cena i wartość,
• Suma transakcji – w polskim prawie podatkowym istnieje obowiązek zapisywania sumy transakcji zarówno cyframi, jak i słownie
• Warunki dostawy.
Coraz częściej normalny podpis na fakturach zastępuje specjalny, elektroniczny podpis.
Faktura VAT jest zatem specyficznym typem faktury, którą sporządzać mogą czynni płatnicy podatku VAT w drodze transakcji, która podlegała opodatkowaniu VAT. Fakturą są także:
• Usługi radiokomunikacji przywoławczej,
• Dokumenty za świadczenia bankowe lub ubezpieczeniowe,
• Bilety jednokrotnego przejazdu na transport osób: koleją, transportem samochodowym, transportem pełnomorskim, transportem żeglugi pełnomorskiej i przybrzeżnej, promem czy transportem lotniczym,
• Dowód płatności za przejazd odpłatną autostradą,
• Rachunki wystawiane przez nieVATowców.
Wszystkie rachunki powinny być przetrzymywane przez 5 lat oraz pokazywane w przypadku inspekcji odpowiedniego organu podatkowego.