Fakturą zaliczkową jest specyficzny typ faktury, który wystawia się w sytuacji zrobienia zaliczki, zadatku, przedpłaty albo raty, po uiszczeniu kwoty za powyższe. Faktury takiej nie można wystawiać później niż do 7 dnia od zrobienia częściowej zapłaty. Za każdą kolejną częścią zapłaty, do siedmiu dni po, powinna iść także faktura stwierdzająca transakcję, nawet jeśli towar nie został oddany (albo usługa wykonana).
Taki rodzaj faktury powinien składać się z:
• Dzień, miesiąc i rok wystawienia i numerację faktury,
• Wysokości naliczanego podatku oraz jej kwoty (podanej w polskiej walucie),
• Wysokość sumy fragmentu lub całości należności brutto,
• Danych o nabywcy i sprzedającym (imiona, nazwy firm, adresy siedziby firm, nazwiska),
• Numery NIP dwóch stron,
• Symbolu typu faktury (na przykład faktura VAT-MP),
• Dane odnoszące się do zakupionego towaru lub usługi (podatek, ilość, kwota, nazwa, wartość),,
• Jeżeli sporządzone były wcześniejsze faktury zaliczkowe, należy wyszczególnić ich daty i numery oraz zsumowaną kwotę wszystkich dotychczasowych wpłat częściowych, wyrażonych brutto
• Datę otrzymania fragmentu lub całości należności, jeśli nie pokrywa się ona z datą wystawienia faktury.
Jeżeli zdarzy się taka sytuacja, że faktury zaliczkowe nie będą obejmować całej sumy brutto, wtem sprzedawca sporządza fakturę na zasadach ogólnych, po oddaniu asortymentu lub wykonaniu usługi. Koszt asortymentu lub usługi zmniejsza się jednak o wcześniejsze wpłaty fragmentarycznych należności, tak jak i wielkość naliczonego podatku powinna zostać zmniejszona o uprzednio policzony, częściowy podatek z faktur zaliczkowych. Rachunek taki winien uwzględniać też numery poprzednich faktur zaliczkowych.
Jeśli natomiast okaże się, że faktury zaliczkowe uwzględniały całą cenę brutto, zbywający nie sporządza faktury po oddaniu asortymentu lub wykonaniu usługi.