Faktury zaliczkowe w VAT wystawiane są, kiedy przed wydaniem produktu bądź wykonaniem usługi sprzedawca trzyma od klienta część, a czasem całość należności. Jakie warunki muszą być spełnione?
Bardzo często zdarza się, że podatnicy VAT przed wydaniem produktu lub wykonaniem usługi otrzymują od klientów część, a nieczęsto całość należności, w szczególności przedpłatę, zaliczkę, zadatek. Obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w tej części, w jakiej została ona wpłacona.
Wedle art. 106 ust. 3 ustawy o VAT, ustawodawca określił obowiązek wystawienia faktury VAT w wypadku otrzymania zaliczki, a w szczególności zagadnienie wystawiania faktur zaliczkowych reguluje § 14 rozporządzenia Ministra Finansów w zagadnieniu zwrotu podatku niektórym podatnikom.
Fakturę VAT zaliczkową wystawia się nie później niż tydzień od dnia, w którym otrzymano część lub całość należności od kontrahenta. Zasadę powyższą stosuje się do każdej kolejnej zaliczki. Faktura taka musi spełniać te same wymogi co normalna faktura VAT. Powinna jednak zawierać dodatkowo informacje dotyczące zamówienia lub umowy, na mocy której została wpłacona zaliczka oraz nazwę towaru (usługi), cenę netto, ilość zamówionych produktów, stawki podatku, sumę podatku i wartość brutto zamówienia bądź umowy a również daty i numery wcześniejszych faktur zaliczkowych wystawionych do tej umowy bądź zamówienia oraz sumę kwot pobranych wcześniej części należności brutto.
Jeżeli zaliczka obejmuje część należności do zawartej umowy lub złożonego zamówienia, to po wydaniu produktu bądź wykonaniu usługi trzeba wystawić fakturę na zasadach ogólnych. Przyjęło się, iż oznacza się ją jako końcowa, z tym że sumę wartości produktów (usług) pomniejsza się o wartość otrzymanych części należności, a kwotę podatku pomniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach zaliczkowych.
Faktura rozliczająca zamówienie musi zawierać także numery faktur wystawionych przed wydaniem produktu lub wykonaniem usługi. Zazwyczaj też zdarza się, że faktura zaliczkowa obejmuje całą należność brutto za dostawę towaru bądź usługi, sprzedawca po wydaniu towaru bądź wykonaniu usługi nie musi wystawia już faktury, jednak z przyczyn porządkowych wystawia fakturę końcową.