Faktury program

W każdym przedsiębiorstwie jedną z najbardziej znaczących ról pełni kartoteka wynagrodzeń. W jej skład wchodzą listy płac, karty przychodów , jak również dane dotyczące comiesięcznej wypłaty pracowniczej. Dopiero zapoznanie się z wszystkimi wymogami prawnymi, pozwoli należycie prowadzić tą dokumentację.

Kartoteka wynagrodzeń musi składać się z takich informacji jak:

• dane osobowe pracownika (imię i nazwisko, nazwisko rodowe, NIP, imię matki, PESEL, data urodzenia, miejsce urodzenia, rodzaj dokumentu tożsamości, seria i numer dokumentu tożsamości, imię ojca, drugie imię,)
• dane adresowe pracownika ( miejscowość, kraj, poczta, kod pocztowy, gmina, telefon, województwo, ulica, numer domu, numer mieszkania, powiat)
• dane o wynagrodzeniu (płaca zasadnicza, premia, dodatki, nagrody i inne)
• dane o zatrudnieniu ( data ewentualnego zakończenia umowy)

W skład kartoteki wynagrodzeń wchodzi „karta przychodów” oraz „lista płac”. Te 2 dokumenty służą do poprawnego naliczania wypłaty dla pracowników, obliczania należnych Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych składek jak również w celu należytego naliczania zaliczki na podatek dochodowy za każdego z pracowników.

Karta przychodów

Pracodawcy, bez względu na formę organizacyjną działalności, powinni prowadzić karty przychodów. Prawidłowo sporządzona musi zawierać:

• datę przekazania zaliczki podatkowej
• dochód narastająco od początku roku (pracodawcy muszą kontrolować, czy pracownicy nie przekroczyli kolejnej skali podatkowej; wówczas trzeba pobierać wyższą zaliczkę na podatek dochodowy)
• imię i nazwisko pracownika
• kwotę przychodów w naturze i gotówce, którą osiągnął w danym miesiącu
• dochód osiągnięty w danym miesiącu
• kwotę zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych
• kwotę należnej zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych do przekazania do urzędu skarbowego
• kwotę składki na powszechne ubezpieczenie zdrowotne
• koszty uzyskania przychodów
• potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki na ubezpieczenia społeczne z przychodu pracownika: chorobowe (2,45 proc.), rentowe (1,5 proc.), emerytalne (9,76 proc. podstawy wymiaru)

Lista płac

To rodzaj dokumentu księgowego, stosowany w rachunkowości, potwierdzający naliczenie wynagrodzeń dla pracowników, wraz ze wszelkimi należnymi składkami płaconymi zarówno przez pracownika, jak i pracodawcę. Lista płac sporządzana jest z reguły co miesiąc, bo tak najczęściej rozlicza się wypłaty wynagrodzeń . Jest ona również punktem wyjścia dla prawidłowego tworzenia deklaracji podatkowej i dokumentów ubezpieczeniowych, służy również należytemu zaksięgowaniu płac.

Lista płac musi zawierać stałe elementy, takie jak:

• informację o wysokości wymiaru podstawy
• informację o zwolnieniach L4 za dany miesiąc
• informację o przyznanych prowizjach
• oznaczenie lub nazwę listy płac
• informację o ilości przepracowanych godzin w danym miesiącu
• datę sporządzenia
• informację o wysokości odprowadzonych składek ubezpieczeniowych
• nazwę pracodawcy
• informację o przyznanych premiach
• informację o wysokości odprowadzonej zaliczki na podatek dochodowy
• informację o wynagrodzeniu brutto i netto
• podpisy osoby sporządzającej i akceptującej
• miesiąc, którego dotyczy
• informację o przyznanych nagrodach
• numery stron