Kasą fiskalną nazywamy urządzenie elektroniczne, kodujące obrót ze sprzedaży detalicznej razem z odpowiednim jemu podatkiem VAT. Obowiązek posiadania takiej kasy posiada każdy zbywający, będący podatnikiem oraz sprzedaje swoje towary na rzecz:
• osób fizycznych, które są płatnikami VAT, dokonujących prywatnych zakupów,
• rolników ryczałtowych, dokonujących zakupów zarówno dla własnych potrzeb, jak i dla potrzeb działalności,,
• osób fizycznych , które nie są płatnikami podatku VAT
Sprzedawca taki powinien rejestrować swój obrót przy pomocy kasy rejestrującej, o ile przewyższy on wartość krańcową, ustaloną przez Ministerstwo Finansów. Obligatoryjnie powinni to robić sprzedawcy, którzy w swoim towarze posiadają wyroby alkoholowe lub papierosy.
Cały asortyment, będący na stanie sklepu, zaprogramowany jest na kasie rejestrującej. Kasa zapamiętuje ich cenę, nazwę i stawkę VAT, za pomocą specjalnego znakowania (często kreskowego). Po jego zeskanowaniu, towar wyszukiwany jest w pamięci i zapisywany na taśmie. Natychmiastowo także zmienia się stan magazynowy sklepu – zmniejsza się liczba produktów o towar sczytany. Kasa rejestrująca drukuje oryginał i kopię paragonu – jedną dla klienta, drugą do archiwum. Role archiwum kasy winny być przechowywane przez okres pięciu lat w suchym, zimnym miejscu. Jest to wymóg niezbędny w przypadku nietrwałego druku, podatnego na warunki przechowywania.
Codziennie sprzedawca zmuszony jest do sporządzania na zakończenie dnia tak zwanego raportu dziennego fiskalnego. Jest to zamknięcie dnia oraz utargu z niniejszego dnia. Raporty dzienne są kodowane w pamięci kasy fiskalnej, którą w niezmienionym stanie (bez naruszeń, zmian itp.) należy przetrzymywać przez 5 lat i przedstawiać na żądanie adekwatnego organu kontrolnego.
Wszelkich oględzin oraz reperacji, może dokonywać wyłącznie licencjonowany dostawca kas fiskalnych, posiadający niezbędne uprawnienia. Takie zdarzenia zapisywane są w specjalnej księdze, którą również pokazuje się odpowiedniemu organowi podczas inspekcji.
Po kupnie, kasa pracuje w trybie szkoleniowym, stąd też można bez najmniejszego problemu przetestować wszelkie jej funkcje, wpisać towar, przeszkolić siebie i zatrudnionych. Dopiero po wprowadzeniu w jej pamięć NIPu przedsiębiorstwa, wszelkie wprowadzane dane, zapisywane są w pamięci kasy fiskalnej.