Kasą rejestrującą, czyli inaczej kasą fiskalną, nazywamy urządzenie, za pomocą którego przedsiębiorca rejestruje swój utarg. Utarg ten powinien być ewidencjonowany przez kasę w przypadku przekroczenia pewnego, ustalonego przez Ministerstwo Finansów, progu albo w przypadku, kiedy przedsiębiorca zbywa alkohol albo papierosy. By posiadać kasę rejestrującą, spełniony powinien być jeszcze kolejny wymóg. Kupcami muszą być osoby fizyczne, niebędące płatnikami podatku VAT albo rolnicy ryczałtowi.
Za pomocą kasy, poświadczyć można każdą sprzedaż towaru, który jest na stanie magazynowym. Po zeskanowaniu odpowiedniego kodu, odpowiedniego tylko jednemu produktowi, następuje zmiana w zasobach magazynowych sklepu, a wszystkie informacje powiązane z produktem (stawka PTU, nazwa, cena), zapisywane są na specjalnym paragonie. Kasa zapisuje kupno na paragonach w dwóch egzemplarzach: dla klienta i do archiwum. Paragony te posiadają takie samo brzmienie i muszą posiadać:
• Adres punktu sprzedaży,
• Wartość sprzedaży zwolnionej z podatku,
• Numer kolejny wydruku,
• Numer Identyfikacji Podatkowej zbywającego,
• Ilość sprzedanego towaru lub świadczenia,
• Logo fiskalne a także numer unikalny pamięci fiskalnej kasy (gdy mamy do czynienia z większą liczbą miejsc kasjerskich),
• Łączną kwotę należności,
• Nazwę i cenę produktu lub świadczenia,
• Kolejny numer paragonu,
• Wartość sprzedaży i podatku według ustalonych stawek,
• Kolejny numer kasy i identyfikację kasjera,
• Datę i godzinę transakcji,
• Łączną kwotę podatku,
• Imię i nazwisko lub nazwę zbywającego
Paragon posiadać powinien także specyficzną wielkość. Wysokość znaków, jakie się na nim znajdą, nie powinna być mniejsza niż 2,5 mm, a ich ilość w linii większa lub równa 17. W przypadku nazwy towaru albo świadczenia – 12 albo więcej. Taśma paragonu fiskalnego powinna mieć 28mm albo więcej. Paragon taki powinien być możliwy do rozczytania tak, aby klient bez problemu miał możliwość sprawdzić prawidłowość wykonanej transakcji.
Archiwum paragonów, w postaci rolki zapisanego papieru rachunkowego, powinno być przechowywane przez czas 5 lat. W razie jakiejkolwiek inspekcji specjalnego organu kontrolnego, informacje te winne zostać udostępnione w celu sprawdzenia prawidłowości tworzonej ewidencji.