Mocodawca precyzyjnie opisał momenty, kiedy to podatnicy mają prawo stworzyć dowód wewnętrzny. Kiedy zatem więc można tego dokonać?
Podatnicy zobowiązani do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów nie zawsze mają obowiązku mieć dowodu zakupu, otrzymanego od sprzedawcy. Nie wszystkie wydatki muszą być ujęte w księdze przychodów i rozchodów na podstawie dokumentu sprzedażowego. [W takich przypadkach, sporządza się|Wystarczy sporządzić dowody wewnętrzne. Jednak zgodnie z §14 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów, z dnia 26 sierpnia 2003 roku, w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, dowody wewnętrzne mają dotyczyć wyłącznie:
- opłat notarialnych i sądowych
- zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych
- wydatków mających związek z opłatami za telefon, energię elektryczną, czynsz, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą, przy czym podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument potwierdzający całość opłat na te cele
- wydatków związanych z parkowaniem samochodu jeżeli są one poparte dokumentami, niezawierającymi informacji, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 (czyli np. danych nabywcy). Podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest kupon, bilet z parkometru, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu
- wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z prywatnej uprawy lub hodowli, prowadzonej przez podatnika
- zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, które nie są przetworzone sposobem przemysłowym ,jak też przetworzonych sposobem przemysłowym, gdy przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych albo przetwórstwie mleka , na uboju zwierząt rzeźnych , a także obróbce poubojowej tych zwierząt
- kosztów diet oraz innych należności za czas podróży służbowej pracowników , jak również wartości diet z tytułu podróży służbowych osób , które prowadzą działalność gospodarczą oraz osób z nimi współpracujących, przy czym taki dowód wewnętrzny powinien zawierać co najmniej: data i godzina wyjazdu oraz powrotu, nazwę miejscowości docelowej, cel podróży, stawkę i wartość przysługujących diet, imię i nazwisko
- zakupu od ludności odpadów po użytkowych, które stanowią surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych , jak również przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych
- zakupu od ludności, opisanej w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług , grzybów (PKWiU 01.12.13-00.43), jagód, owoców leśnych (PKWiU 01.13.23-00), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych (PKWiU 01.11.91-00)