W sytuacji firm, które do celów swojego działania używają auta najmowane lub własne, winno być tworzone rozliczenie, zwyczajowo nazywane kilometrówką. Ma to swoje użycie w sytuacji tak zwanych jazd lokalnych. Kilometrówka rozliczana musi być zarówno wtedy, gdy samochody używane są często, jak i wtedy, gdy jedynie czasami. Ewidencja powinna zawierać:
• Kolejny numer wpisu,
• Imię i nazwisko osoby używającej auta,
• Wielkość silnika,
• Podpis zatrudniającego i jego dane,
• Liczbę realnie przebytych kilometrów,
• Stawkę za kilometr trasy,
• Dzień i cel podróży,
• Numer rejestracyjny auta,
• Charakterystykę trasy
Konieczność tworzenia kilometrówki jest po stronie firm korzystających z ww. aut osobowych albo innych, o udźwigu nieprzekraczającym 3,5 t (z wyjątkami).
Wysokość stawek obliczeniowych dla przedsiębiorstw z sektora publicznego, regulowana jest przez rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej (Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002r., Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.)), w innych firmach naliczenia takie określane są przez wewnętrzne prawodawstwo (np. regulamin wynagrodzeń).
Dla uproszczenia oraz sprecyzowania, prawodawca stworzył pewne limity kilometrów, które kształtują się odpowiednio:
• 300 kilometrów – gminy do 100 tys. zamieszkałych
• 500 kilometrów – gminy powyżej 100 tys. zamieszkałych
• 700 kilometrów – gminy powyżej 500 tys. zamieszkałych
Są tylko dwa wyjątki w rozliczaniu kilometrów jazd lokalnych:
• Służba leśna posiada określoną wartość 1500 kilometrów miesięcznie
• Służby ratownicze i tym podobne, mają do wyjeżdżenia 3000 kilometrów miesięcznie
Zatrudniający, który nie jest w strefie budżetowej, może ustalić mniejszy przydział kilometrów, jednak nie powinien go przekroczyć. Straty pieniężne związane z liczbą rozjeżdżonych kilometrów, nie podlegają przymusowi opłacania rat na ubezpieczenie społeczne. Raty te liczone są dopiero po przekroczeniu scharakteryzowanego prawem przydziału kilometrów, ale tylko od sumy przewyższającej ten przydział.