W większości przedsiębiorstw używa się różnego typu samochodów, do celów powiązanych z działalnością firmy. Nie do każdego takiego samochodu prowadzi się ewidencję rozjazdów, czyli tak zwaną kilometrówkę.
Obowiązek prowadzenia wśród zatrudnionych kilometrówki ma zatrudniający, który w swojej działalności używa pojazdów najmowanych albo którego zatrudnieni używają do pracy swoje prywatne auta. Samochody, osobowe albo inne, wykorzystywane w ww. sposób, nie mogą przewyższać załadunku 3,5 t (z odstępstwami).
W powyższy sposób nie można ewidencjonować aut, będących własnością przedsiębiorstwa, które liczone są jako środki trwałe, ani też pojazdów kupionych w drodze leasingu.
Na mocy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r., ustalone zostały stawki za kilometr przebytej, w ramach jazd lokalnych, trasy. Określone były również miesięczne limity możliwych do wyjeżdżenia kilometrów. W przypadku przedsiębiorstw, których siedziba leży w gminach, liczących do 100 tysięcy mieszkańców, jest to 300 kilometrów miesięcznie. Przedsiębiorstwa w gminach powyżej 100 tysięcy mieszkańców, mogą ich wyjeździć 500 kilometrów. Natomiast w najkorzystniejszej sytuacji są firmy, które leżą na obszarze gmin powyżej 500 tysięcy mieszkańców – mogą ich wyjeździć aż 700 kilometrów. Są to wielkości narzucone z góry przez prawodawstwo, stąd też zastosowanie mają głównie w sferze budżetowej, jednak zatrudniający z sektora prywatnego, muszą także przestrzegać, aby nie przekroczyć wyżej wymienionych limitów. Mają możliwość natomiast przyjąć zmniejszone ich wielkości.
Kilometrówki zwolnione są od rat na ubezpieczenie społeczne, ale tylko do wysokości wyżej wymienionych limitów. Jeżeli zostaną one przewyższone, od kwoty przewyższającej, naliczyć należy wyżej wymienioną ratę.
Pamiętać trzeba także o poprawności prowadzonej ewidencji pojazdów, w której znaleźć się muszą:
• Pojemność silnika,
• Liczba realnie przejechanych kilometrów,
• Kolejny numer wpisu,
• Kwota za kilometr przebiegu,
• Numer rejestracyjny samochodu,
• Opis trasy,
• Podpis pracodawcy i jego dane,
• Data i cel podróży,
• Nazwisko i imię osoby używającej pojazd