Każdy przełożony powinien naliczać i wypłacać zatrudnionemu pensji za wykonaną pracę i innych świadczeń związanych zawartą umową. Dlatego też przełożony musi tworzyć listę płac, czyli dokument księgowy potwierdzający naliczenie zarobków zatrudnionych razem ze wszelkimi obowiązkowymi składkami finansowymi. Bezbłędnie stworzona lista płac stanowi podstawę uzupełniania deklaracji do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i do Urzędu Skarbowego. Listę płac należy sporządzać na podstawie innych dokumentów, przykładowo: stosunek pracy, dokument ewidencjonowania czasu pracy, informacja o przydzielonych składnikach dodatkowych. Odpowiednio stworzona lista płac powinna mieścić nazwę pracodawcy, miesiąc i rok, którego dotyczy, dokładną datę wypłacenia honorarium, nazwę lub znaczenie listy płac, datę i podpis pracownika w sytuacji, gdy pensja jest wypłacana gotówką, wszelkie składniki honorarium, naliczenia składek i podatku i wszelkie potrącenia. Zaleca się, aby w listach płac umieszczać wyłącznie kwotę honorarium w kwocie brutto. Trzeba pamiętać, że nieprawidłowe jest rozliczanie umów cywilnoprawnych na listach płac. Umowy cywilnoprawne bezbłędnie muszą być rozliczane na odrębnej liście wypłat.