Faktury program

Lista płac to jeden z najbardziej znaczących składników dokumentacji pracowniczej. Zawiera ona bowiem wszystkie informacje służące do wyliczenia wymiaru składek ZUS-owskich, wynagrodzenia za pracę oraz podatku dochodowego. Jak zatem powinna ona wyglądać?

Każdego miesiąca pracodawca musi obliczyć zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych należną od każdego pracownika, pobrać ją z wynagrodzenia, terminowo wpłacić do właściwego urzędu skarbowego, a na koniec roku również przesłać urzędowi i pracownikowi deklaracje wymagalne do rocznego rozliczenia z fiskusem. Zobowiązany jest również co miesiąc wyliczać składki na ubezpieczenia chorobowe, emerytalne, rentowe i zdrowotne, odliczyć je z wynagrodzenia, przesłać do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i wypełnić odpowiednie dokumenty ubezpieczeniowe, takie jak np. deklaracja DRA, służąca do rozliczeń z ZUS. Te informacje wyszczególnione są właśnie w liście płac pracownika.

Dobrze sporządzona lista płac powinna zawierać takie dokumenty jak:

• zestawienia godzinowe pracy (jeżeli czas pracy w godzinach jest podstawą obliczenia wynagrodzenia),
• dokumenty potwierdzające wykonaną pracę i jej efekty, np. w formie raportów lub zestawień pracy prowizyjnej, akordowej, zadaniowej,
• zlecenia pracy w godzinach nadliczbowych i potwierdzenia wykonania tej pracy,
• listy obecności z pełnym wyszczególnieniem dni albo dni i godzin pracy oraz z podziałem na przyczyny nieobecności w pracy,
• imienne kart pracy (jeżeli są stosowane do rozliczenia czasu pracy lub efektów wykonywanej pracy),

Na podstawie tych dokumentów ustalane jest wynagrodzenie brutto, ustalane są składki i uiszczany jest podatek dochodowy. Z obliczeń powstaje także wynagrodzenie netto, czyli rzeczywiste, które wypłacane jest zatrudnionym.

Nakaz tworzenia dokumentacji pracowniczej wynika bezpośrednio z KP i Ustawy o rachunkowości. Natomiast do uiszczania należnych składek i uiszczania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych, obligują pracodawcę odrębne ustawy. Lista płac nakazana jest przez:

• rozp. Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28.5.1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286 ze zm.).
• rozp. Ministra Finansów z 18.12.1998 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz.U. Nr 161, poz. 1078 ze zm.),
• rozp. Ministra Finansów z 15.12.2000 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. Nr 116, poz. 1222 ze zm.),