Faktura VAT jest dokumentem handlowym, dokumentującym operację gospodarczą, pomiędzy sprzedającym i nabywcą. Zobowiązanie używania faktur definiuje Ustawa z dn. 11.03.2004 o podatku od towarów i usług, z późniejszymi zmianami, nazywana ogólnie 'Ustawą o VAT'.
Na uwadze mieć powinno się, iż faktury VAT należy wystawić najpóźniej z datą powstania obowiązku podatkowego, nie wcześniej jednak niż 30 dnia przed powstaniem obowiązku podatkowego. Zasady te nie dotyczą wystawiania faktur w zakresie dostarczania energii elektrycznej i cieplnej, gazu, usług telekomunikacyjnych, radiokomunikacyjnych oraz usług wspomnianych w poz. 138 i 153 załącznika nr 3 do ustawy o usługach komunalnych, pod warunkiem, gdy faktura VAT zawiera dane, którego okresu rozliczeniowego dotyczy.
Do najchętniej wystawianych faktur zaszeregować można: Faktura VAT marża jest dokumentem, stosowany przez tych, którzy uprawnieni są do uiszczania podatku wg procedury marża. Procedurę tę wykorzystują m. in. płatnicy świadczący usługi w ramach turystyki oraz ci, którzy świadczą usługę dostawy towarów używanych. Zgodnie z ustawą o VAT, marża to różnica między kwotą należności, jaką powinien uiścić klient usługi lub towaru, a ceną, jaką zapłacił podatnik towarów lub usług zakupując je od innych płatników (transport, wyżywienie, ubezpieczenie, zakwaterowanie). Faktura marża jest dokumentem wiele bardziej uproszczonym, niż podstawowa faktura VAT. Nie musi ona zawierać następujących danych:
- stawka podatku,
- kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto,
- suma wartości sprzedaży z uwzględnieniem stawki,
- wartość sprzedaży netto,
- cena jednostkowa netto
Faktura VAT zaliczkowa jest dokumentem, mającym na celu potwierdzić, że należność za wydany towar lub wykonaną usługę została pobrana bądź w całości, bądź w części, przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi. Jeżeli zatem sprzedawca lub wykonawca usługi otrzymał wcześniej przedpłatę, zaliczkę, zadatek, czy ratę, fakturę wystawia się nie później niż 7 dnia od daty otrzymania kwoty.Faktura zaliczkowa , zawierać powinna :
- daty wystawienia oraz numery poprzednich faktur zaliczkowych (jeżeli je wystawiano) oraz sumę kwot pobranych wcześniej części należności brutto,
- dane dotyczące zamówienia lub umowy,
- imię, nazwisko/ nazwę sprzedawcy i nabywcy,
- numery NIP sprzedawcy i nabywcy, oznaczenie 'Faktura VAT' lub 'Faktura VAT-MP' ,
- stawkę podatku,
- datę otrzymania części/ całości należności (przedpłaty, zaliczki, zadatku, raty), jeśli ta nie pokrywa się z datą wystawienia faktury,
- kwotę podatku,
- kwotę otrzymanej części lub całości należności brutto,
- dzień, miesiąc, rok dokonania sprzedaży
Płatnicy nie mają także obowiązku wykazywać na fakturze VAT swojej marży. W fakturze wpisują tylko:
- jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług,
- numery NIP sprzedawcy i nabywcy,
- dzień, miesiąc, rok dokonania sprzedaży,
- nazwę towaru lub usługi,
- imię, nazwisko/ nazwę sprzedawcy,
- adresy,
- kwotę należności ogółem wyrażoną cyframi oraz słownie dzień
W przypadku, gdy faktury zaliczkowe nie pokrywają całej sumy brutto, sprzedający - po przekazaniu] produktu lub wykonaniu usługi - wystawia fakturę na zasadach ogólnych. Sumę wartości produktów lub usług w tym przypadku, pomniejsza się o wartość otrzymanych części należności, z kolei wartość podatku pomniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących pobranie części należności. Faktura ta powinna zawierać numery faktur wystawionych przed zbyciem produktów lub wykonaniem usługi.
W sytuacji, gdy faktury zaliczkowe obejmują całą cenę brutto towaru lub usługi, sprzedawca nie wystawia faktury w terminie podanym wyżej. Jeżeli po wystawieni faktur zaliczkowych nastąpi konieczność do zastosowania innej stawki VAT, wówczas należy wystawić fakturę korygującą.
Faktura pro forma jest typem dokumentu, który nie należny do dokumentów księgowych. Jest on zapowiedzą, że dokument, np. faktura VAT, zostanie wystawiony. Polskie przepisy nie regulują kwestii wystawiania faktur pro forma, faktury te mimo to funkcjonują w obrocie gospodarczym i chętnie wykorzystywane są przez przedsiębiorców.
Faktura pro forma mieści w sobie identyczne komponenty, co faktura VAT, różni ją jedynie wyróżnik 'Faktura pro forma' w miejsce 'Faktura VAT'. Pamiętać należny, że faktura pro formy nie zwalnia płatnika z konieczności wystawienia faktury na zasadach ogólnych, gdyż sam w sobie nie przedstawia dowodu dokonania transakcji. Nie jest wobec tego w świetle ustawy dowodem księgowym, w związku z tym płatnik nie ma sposobności zamieszczenia jej w wykazie zakupów, rejestrach VAT oraz w następstwie w deklaracjach VAT.
W obrocie gospodarczym faktura pro forma pełni rolę swoistego rodzaju propozycji transakcji sprzedaży (towaru lub usług). Spełnia ona rolę informacyjną, z racji tego, iż za jej pomocą sprzedający ilustrują klientom zasady umowy sprzedaży. Co oznacza strony kontrahentów, przedmiot sprzedaży, cenę sprzedaży oraz termin uregulowania należności. Ponadto faktura pro forma może zostać uznawana jako poświadczenia odebrania zlecenia, z kolei dla strony zamawiającej może być wezwaniem do wpłacenia zaliczki przed przyjęciem produktu albo świadczeniem usług.