Przeprowadzenie całorocznego zestawienia aktywów i pasywów, które się posiada staje się jednym z powinności podmiotów zarządzających działalnością. Obowiązek ten wypływa z ustawy o rachunkowości a dla podmiotów prowadzących podatkowe kpir, podstawowym aktem prawnym w tym zakresie staje się zarządzenie Ministra Finansów z 26 VIII 2003 roku w sprawie tworzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów
Znaczna część aktywów inwentaryzowanych jest drogą spisu z natury, stąd też stwierdza, że jest on podstawową metodą remanentu. Celem spisu z natury, który jest jedną z form kontroli wewnętrznej, jest zdefiniowanie rzeczywistego stanu pokładów majątkowych (aktywów) oraz początku ich pochodzenia (pasywów), aby na niniejszej podstawie porównać informacje rzeczywiście uzyskane w wyniku remanentu z danymi wynikającymi z ksiąg.
Konieczność stworzenia spisu z natury (półwyrobów, wyrobów gotowych, asortymentu handlowego, braków i odpadków, materiałów (surowców) podstawowych oraz pomocniczych) tworzy się między innymi na koniec każdego roku podatkowego, gdyż jego nadrzędnym celem jest ustanowienie realnego przychodu otrzymanego przez płatnika podatków.
Poza tym jest kilka okoliczności, które prowokują stworzenie przymusu sporządzenia spisu z natury:
- Zmiana współwłaściciela lub relacji udziałów,
- Otwarcie firmy,
- Likwidacja firmy – w w takiej sytuacji spisem z natury trzeba objąć również wyposażenie,
- ZarzÄ…dzenia jednostki podatkowej.
O planach stworzenia spisu z natury w innym terminie niż w dniu 1 stycznia, 31 grudnia a także na dzień startu firmy płatnicy podatkowi są zmuszeni zawiadomić na piśmie właściwego naczelnika urzędu skarbowego w terminie co najmniej siedmiu dni przed datą stworzenia tego spisu.
Spis z natury rozumiany jest przez szeregowym spisywaniu składników konkretnych pól edycji przez robienie konkretnych ustaleń tj. mierzenia, rachowania, ważenia albo szacowania ilości. Powinien być poświadczony w formie pisemnej i przygotowany starannie i trwale. Przyjęło się, iż powinien on posiadać poniższe informacje:
- szczegółowe określenie towaru i pozostałych składników objętych zestawieniem,
- datÄ™ sporzÄ…dzenia spisu,
- ilość stwierdzoną podczas zestawienia,
- wartość wypływającą z pomnożenia wielkości towaru przez jego koszt jednostkowy,
- cenę w złotych i groszach za jednostkę miary,
- nazwę firmy/ imię i nazwisko właściciela,
- jednostkÄ™ miary,
- ponumerowane dokumenty spisu z natury,
- podpisy osób tworzących remanent i biorących udział w spisie,,
- zapis 'Spis zakończono na pozycji…',
- sumaryczną wartość spisu z natury
- podpis właściciela przedsiębiorstwa (wspólników).
Spis z natury, jako jedna z form audytu wewnętrznego działalności gospodarczej, ma za zadanie określenie faktycznego zasobu majątku działalności. Sumienne, szczegółowe i kompletne zrobienie inwentaryzacji pozwala na ustalenie realnego wyniku finansowego, a w następstwie tego, zrobienie poprawnych obliczeń podatkowych.