Szablon dokumentu to podstawa dla przygotowywanych kolejno kopii dokumentów. Ułatwia i przyspiesza pracę w firmie.
Szablon zawiera zazwyczaj zdefiniowane style i opcjonalnie część elementów dokumentu. Ma za zadanie ułatwić edytowanie dokumentu. Korzystając z zrobionego szablonu, nie musimy przygotowywać dokumentu od początku. Korzystamy z jego bazowej wersji. Uzupełniamy tylko dane w polu jego edycji. W tej sytuacji przyspieszamy i znacznie ułatwiamy pracę związaną ze stworzeniem konkretnego dokumentu. Tyczy się to szczególnie tych dokumentów ,które najczęściej używamy. Wśród nich m.in. :
- rachunki,
- faktury ,
- umowy o dzieło.,
- umowy zlecenia,
- potwierdzenie odbioru,
- umowy o pracę,
- wezwania do zapłaty,
- potwierdzenia zapłaty
Przykładem są też faktury abonamentowe w rachunkowości. W tej sytuacji specjalny program do faktur, wystawia automatycznie rachunki na zasadzie wzorca.
Szablony można, a nawet powinno się edytować, by były spójne z systemem identyfikacji wizualnej własnej firmy. W związku z tym kluczowe jest zamieszczenie na nich logo i zastosowanie konkretnego stylu, wyglądu i czcionki. W tym momencie dokumenty przedsiębiorstwa nabiorą indywidualnego charakteru na tle konkurencji i będą ze sobą spójne. Nie należy jednak przesadzać z nadmierną kolorystyką i wymyślną stylistyką konkretnego dokumentu. Szablony powinny być proste i czytelne.