Płatnik składek ma obowiązek liczyć, odpisywać, regulować oraz opłacać opłaty za każdy m-c kalendarzowy. Regulacje te tworzone są na dokumentach rozliczeniowych – zestaw akt dotyczący danego miesiąca składa się z deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA i dołączonych do niej raportów miesięcznych ( ZUS RCA, ZUS RSA, ZUS RZA ).
Oświadczenie ZUS DRA – dokument zbiorczy dotyczący wszystkich tytułów i wszystkich ubezpieczonych. Regulowane są w niej składki na FP i FGŚP, ubezpieczenia społeczne, zdrowotne a także wypłacone w tym samym miesiącu zasiłki oraz zasiłki rodzinne i pielęgnacyjne.
Płatnik rozliczający składki wyłącznie na swoje ubezpieczenie, oddaje do Zakładu Usług Społecznych jedynie oświadczenie rozliczeniowe ZUS DRA bez sprawozdań miesięcznych. Jeżeli płatnik ten w niedawno złożonej deklaracji zadeklarował jako podstawę wymiaru opłat na ubezpieczenie społeczne 30% minimalnego wynagrodzenia lub 60% przeciętnego, a na ubezpieczenie zdrowotne sumę najmniejszej podstawy wielkości składek, jest zwolniony z obowiązku składania oświadczenia rozliczeniowego za następny miesiąc. Osoba ta jest zwolniona z konieczności składania dokumentów rozliczeniowych za następny miesiąc również wówczas, kiedy zmiana w stosunku do m-ca wcześniejszego jest uwarunkowana wyłącznie zmianą minimalnego wynagrodzenia lub przeciętnego wynagrodzenia.
Termin składania:
płatnik składek zobowiązany jest wysłać deklarację rozliczeniową, imienne sprawozdania miesięczne i zapłacić składki za bieżący miesiąc, nie później niż:
o do piątego dnia następnego miesiąca – dla firm ze sfery budżetowej, zakładów budżetowych oraz gospodarstw pomocowych,
o do 10 dnia następnego miesiąca – dla osób fizycznych, opłacających abonament wyłącznie za siebie,
o do piętnastego dnia następnego miesiąca – dla pozostałych płatników.
Miejsce składania:
deklarację rozliczeniową oraz imienne raporty miesięczne płatnik składek oddaje bezpośrednio do oznaczonej przez Zakład Usług Społecznych jednostki organizacyjnej.
Opis oświadczenia ZUS DRA:
1. Informacje organizacyjne
•cyfra w polu 01 określa termin składania oświadczenia
•numer oświadczenia jest prawie zawsze taki sam – 01 – natomiast następne dane oznaczają m-c i rok, za który dana deklaracja została wypełniona
2. Informacje określające płatnika składek
•dane identyfikacyjne podane w oświadczeniu winny być takie same z tymi podanymi w druku ZUS ZFA
3. Inne informacje
•w miejscu 01 wpisujemy liczbę osób ubezpieczonych
•pozycja 02 pokazuje czy płatnik stara się o dofinansowanie pracowników z PFRON albo budżetu państwa
•w miejscu 03 wpisana jest obowiązująca konkretnego płatnika stawka ubezpieczenia wypadkowego
4. Zestawienie należnych rat na ubezpieczenia społeczne i źródeł finansowania
5. Zestawienie wypłaconych świadczeń, które podlegają wliczeniu w ciężar rat na ubezpieczenia społeczne
6. Rozliczenie części IV i V
• ostateczna kwota składek na ubezpieczenia społeczne, która została po obliczeniu wypłaconych świadczeń podchodzących pod rozliczenie w ciężar rat na ubezpieczenia społeczne
7. Zestawienie właściwych opłat na ubezpieczenie zdrowotne
• składka na ubezpieczenie zdrowotne nie podlega żadnym ulgom – jest identyczna
taka sama zarówno w ulgowej jak i normalnej wysokości składek ZUS
8. Zestawienie należnych opłat na Fundusz Pracy i FGŚP
9. Zestawienie należnych rat na fundusz emerytur pomostowych
10. Deklaracja dochodu (dotyczy osób, które opłacają raty jedynie za siebie)
11. Deklaracja płatnika opłat
• w polu 01 powinna znaleźć się data zgodna z terminami ustawowymi
Archiwizacja:
kopie oświadczeń rozliczeniowych oraz korekty tych akt płatnik ma obowiązek przetrzymywać przez czas dziesięciu lat od dnia ich oddania do Zakładu Usług Społecznych. Mogą być przechowywane w formie dokumentu pisemnego albo elektronicznego.